Trilex este specializat in implementari de solutii Enterprise Project Management (EPM)

Portfolio Management.
Managementul si analiza portofoliului de proiecte

Portfolio Management reprezinta un set de procese si practici de management pentru identificarea, selectia si prioritizarea celor mai profitabile proiecte pe care le poate derula organizatia.

Managementul se afla sub o continua presiune de a indrepta toate eforturile organizatiei (financiare, umane, de timp) catre atingerea obiectivelor pe care aceasta si le-a stabilit. Provocarea consta atat in selectia proiectelor care contribuie cel mai mult la implementarea strategiei cat si prioritizarea acestora pentru a determina acel mix de proiecte care sa maximizeze beneficiile si gradul de utilizare a resurselor in contexul unor constrangeri financiare si umane.

Folosind proceduri de managent al portofoliului de proiecte si aplicatia Microsoft Portfolio Server, organizatia poate in mod facil sa-si stabileasca portofoliul optim de proiecte si sa monitorizeze atingerea beneficiilor planificate prin proiecte. Insa, pentru ca managementul de portofoliu sa poata fi aplicat intr-o organizatie sunt necesare urmatoarele premize:

• Exista un Plan Strategic impreuna cu misiunea si viziunea organizatiei
• Sunt definite obiectivele strategice (de business)
• Managementul executiv sustine aplicarea principiilor si regulilor de management de portofoliu de proiecte
• Procesul de management de proiect este definit si repetabil (nivelul 3 de maturitate conform modelului de maturitate OPM3 - PMI)

Pentru a crea un portofoliu de proiecte echilibrat, managementul organizatiei trebuie sa parcurga urmatoarele etape:

• Identificarea obiectivelor strategice
• Identificarea initativelor (proiectelor) care pot sa contribuie la realizarea strategiei
• Definirea criterilor si a tehnicilor de prioritizare a proiectelor
• Elaborarea pentru fiecare proiect a unei analize cost-beneficiu (business case) in care se vor evidential costurile si beneficiile proiectului propus. Calcularea indicatorilor relevanti: financiari, strategici, tehnologici etc
• Analiza si prioritizarea si proiectelor.
• Optimizarea performantei portfoliului de proiecte in functie de constrageri
• Balansarea portofoliului de proiecte
• Analiza performantei portofoliului de proiecte si luarea deciziilor de rebalansare a proiectelor (reprioritizare, mentinere, abandon, lansare, etc)

Alinierea proiectelor la obiectivelor strategice

Definirea obiectivelor strategice este primul pas in procesul de selectie a proiectelor din portofoliu, deoarece esenta consta in a alinia proiectele organizatiei la strategia stabilita. In general, definirea acestor obiective strategice nu este dificil de realizat, complexitatea fiind data de obtinerea unui consens la nivel de management executiv in ceea ce priveste prioritatea acestora la nivelul intregii firme. Aplicatiei Microsoft Portfolio Server, permite prioritizarea obiectivelor prin tehnici specifice managementului de portofoliu de proiecte.

Analiza si prioritizarea proiectelor propuse

Proiectele propuse se analizeaza pe baza indicatorilor de proiect definiti in business case, indicatori care pot fi grupati in:

• financiar (ROI, TCO, NPV, ECV etc)
• strategic (valoarea strategica, avantajul competitiv, imbunatatirea punctelor slabe etc)
• risc (tehnologici, piata, cadrul legal, clienti etc)
• resurse umane (satisfactia angajatilor, cresterea competentelor etc)
• marketing (probabilitatea de succes, timpul de raspuns catre piata etc)
• tehnologie (alinierea la strategia IT, conformitate cu standardele etc)

Un indicator important este valoarea strategica a fiecarui proiect propus, indicator care stabileste care este contributia acestei initiative la indeplinirea strategiei organizatiei prin masurarea impactului pe care acest proiect propus il are la atingerea fiecarui obiectiv strategic in parte. Pe baza tuturor indicatorilor definiti si calculati in business case, aplicand metode specifice de selectie si prioritizare, aplicatia Microsoft Portfolio Server stabileste prioritatea fiecarui proiect propus, prioritate care va stabili ordinea de executie a proiectelor si alocarea resurselor firmei in functie de aceasta prioritate.

Optimizarea portofoliului de proiecte

Folosind Portfolio Server si pornind de la lista de proiecte prioritizate, se pot aplica diverse scenarii de optimizare a portofoliului de proiecte in functie de constragerile pe care le are organizatia: buget, resurse, etc.

Cu aplicatia Microsoft Portfolio Server se poate determina setul de proiecte care – in limita constragerilor – maximizeaza valoarea beneficiilor obtinute de organizatie prin executia proiectelor selectate in portofoliu. Optimizarea setului de proiecte tine cont si de interdependentele dintre proiecte, precum si de programele definite.

Analistii de portofoliu pot determina cu ajutorul solutieie Microsoft Portfolio Server frontiera eficientei portofoliului de proiecte (efficient frontier) si pot stabili cum este afectata valoarea portfololiului de proiecte si care este abaterea de la curba de eficienta prin executia proiectelor obligatorii (impuse prin legislatie de exemplu) sau executia unor proiecte dorite de management.

Balansarea Portofoliului de proiecte

Un portofoliu balansat tine cont de:

• rezultatele analizei SWOT (echilibru intre proiectele indreptate spre rezolvarea problemelor actuale ale organizatiei si proiectele care exploateaza punctele forte ale acesteia)
• toleranta la risc a organizatiei (echilibru intre proiectele de risc mare dar si cu beneficii mari si proiectele de risc mic/mediu dar cu beneficii mai scazute)
• investitia in asset-urile organizatiei (parte din bugetul de portofoliu trebuie alocata dezvoltarii infrastructurii si competentelor care sustin business-ul organizatiei)
• importanta activitatii de cercetare-dezvoltare in activitatea organizatiei (parte din bugetul de portofoliu trebuie alocata proiectelor de cercetare-dezvoltare, chiar daca beneficiile acestora sunt dificil de estimat, impredictibile)

Project Portfolio Pipeline

Cu Microsoft Portfolio Server, puteti organiza si controla ciclul de viata al ideilor de proiect, al propunerile de proiect si al proiectelor, obtinand o viziune completa asupra intregului portfolio de proiecte (initative) din organizatia dvs.

Drumul de la ideea de proiect (sau contract propus de clientul dvs.), pina la incheierea cu succes a acestui proiect si realizarea avantajelor propuse de proiect parcurge diferite etape.

Avind o imagine clara asupra structurii portfoliului de proiecte dupa pozitia in ciclul de viata a initiativelor, puteti urmari generarea ideilor de proiect, selectia proiectelor in urma analizelor de rentabilitate (ROI, TCO, NPV, ECV etc) cuprinse in business case, monitorizarea bugetelor investite si urmarirea progresului proiectelor.

"Filtrarea" ideilor de proiect prin criterii de selectie si prioritizare adaptate si aliniate la interesele de business, duce la cresterea eficientei utilizarii resurselor: "Mai putin, deseori insemana mai mult!"

Analiza portofoliului de proiecte

Pentru a putea elabora un set de proiecte eficient, este necesara analiza periodica a portfoliului de proiecte. Pentru aceasta se folosesc rapoarte de portofoliu care contin metrici specifice proiectelor.

Analiza proiectelor din portfoliu se face dupa mai multe dimesiuni care reflecta prioritatile de business ale organizatiei. De exemplu, managementul poate fi interesat de analiza performantei proiectelor pe o divizie, departament, grup de lucru, a proiectelor alocate unui project manager, dupa costuri, sau dupa impactul strategic pe care il au.

In urma analizei proiectelor din portfoliu se iau decizii privind reprioritizarea proiectelor, oprirea unor proiecte, punerea in asteptare a altora, includerea in portofoliu a unor proiecte noi, realocarea resurselor pe proiectele prioritare etc.

Aceasta analiza a portofoliului de proiecte o poate face managementul executiv sau se poate delega unui analist de portolio. Deciziile se iau in comitetul de analiza a portofoliului de proiecte (Portfolio Review Board, Governance Board etc).